Под автоматизацией бизнеса понимают внедрение программ, приборов учёта и контроля (онлайн-касс) и других средств для получения максимальной эффективности предприятия. Это необходимо для упрощения порядка работ и освобождению человеческого ресурса, который можно направить на решение новых задач.
Укажем, какие цели преследует автоматизация бизнес-процессов:
1. Сэкономить и повысить рентабельность.
Затраты на программное обеспечение сокращают затраты и способствуют увеличению производительности труда. Компания экономит на структурировании продаж так и при изменении порядка выполнении сделки.
2. Упорядочить и ускорить процессы.
При производстве продукта выделяют этапы, для каждой операции отводится определённое время. Систематизация и чёткая структура последовательных задач ускоряет работу. Определение ответственных лиц и распределение задач за отдельными сотрудниками сводит человеческий фактор к минимуму.
3. Прозрачность бизнеса.
Автоматизация сводит конфликты между сотрудниками и клиентами к минимуму. Клиенты получают качественное обслуживание во время, а директору наглядно доступен конкретный результат работы подчинённых. Единая информационная система приводит к стандартизации процессов и повышению эффективности бизнеса.
Несмотря на различную специфику и направления деятельности, автоматизация возможна в любом бизнес-проекте. Так организуют работу цветочного и продуктового магазинов, крупных компаний, предприятий.
Некоторые процессы не поддаются автоматизации. При подборе персонала, в общении с клиентами, других коммуникативных операциях важен человеческий ресурс. Сфера управления компанией и персоналом наравне с автоматикой требует вовлечённости человека, проявления лидерских качеств. В остальных случаях ограничений в автоматизации бизнес-процессов нет.
При работе магазина, предприятия собирается аналитическая информация о количестве продукции на складе, производимых товарах, статистике продаж и т.д. Учитывать данные вручную, используя таблицы Excel трудоёмкий и затратный процесс. Автоматизация направлена на сбор и хранения всех данных, доступных для анализа и принятия решений. Выделяют две группы: автоматизация основных и дополнительных процессов.
К ним относятся систематизация и упорядочивание управления деятельности компании. При помощи CRM, аналитики, ERP составляют стратегию и управляют проектами, организуют рабочий процесс, делегируя и распределяя задачи.
Все операции внутри предприятия поддаются автоматизации и составляют одну информационную систему. Это ECM, САПР, WMS и другие процессы, которые способствуют общению с клиентами. С ними внедряют разработки, прорабатывают маркетинговую стратегию и контролируют продажи. Корпоративные чаты, мессенджеры упрощают управление персоналом, унифицируют коммуникацию.
Поддерживающие процессы направлены на структуризацию и организацию работ внутри компании. Без них не обходится бухгалтерия, логистика, ITSM, системное администрирование и делопроизводство. Это специализированные программы, которые функционируют самостоятельно или интегрируются с имеющейся группой. Например, система 1C, M2M, тикет-системы, логистические программы и т.д.
Автоматизация направлена на систематизирование данных и их упорядочивание в СУБД. Хранение сведений благодаря шифрованию, резервному копированию надёжнее, чем на бумажных носителях. Налаженная инфраструктура позволяет провести срез, запросить данные прошлого месяца, составить статистику за последний квартал, оценить объёмы производства и т.д.
С автоматизацией процессов упрощается контроль над задачами, а поставленные цели выполняются в срок. Любой проект, бизнес уже находится в информационном пространстве АСУ. Руководитель предоставляет задачу и контролирует её выполнение сотрудниками в срок.
Ошибки и человеческий фактор сводится к минимуму. Систематизация предотвращает разброс и утерю данных и способствует решению корпоративных проблем. Программное обеспечение АСУ находится под надёжной защитой на серверах компании и ограничивает распространение информации.
На этапе внедрения автоматизированных систем в производство потребуются крупные вложения. Сюда входит покупка оборудования и программного обеспечения. Но в перспективе такие затраты окупаются.
Автоматизация предполагает следование определённому алгоритму, системе, поэтому процесс лишён гибкости. На практике возникают случаи, когда вмешательство человека необходимо. Например, работа с эксклюзивной поставкой, сложным клиентом или незапланированными рисками требует пересмотра системы.
Чтобы бизнес приносил доход и был эффективным, стоит позаботиться о внедрении автоматизированных процессов. Несмотря не трудности при правильной стратегии вложения окупятся через 1-2 года. Упростится контроль и порядок выполнения операций, что повлияет на эффективность и рентабельность предприятия.